會(huì)議的種類有很多，比如年會(huì)、表彰會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、交流會(huì)、研討會(huì)等，不同的會(huì)議有著不同的目的和側(cè)重點(diǎn)，也需要針對性的開展方案策劃，今天我們就挑最常見的三種會(huì)議展開講，如何進(jìn)行會(huì)議策劃？有哪些流程和要點(diǎn)？
一、企業(yè)年會(huì)
每到年末，各個(gè)企業(yè)都會(huì)召開年終總結(jié)大會(huì)，對公司過去一年所取得的成績進(jìn)行回顧，對存在的問題進(jìn)行梳理，對公司的未來進(jìn)行展望。年會(huì)本質(zhì)上是企業(yè)內(nèi)部的自我剖析會(huì)議，具備一定私密性和封閉性，但由于年會(huì)自帶的話題屬性，導(dǎo)致年會(huì)的“公關(guān)”效果逐漸開始形成，哪家企業(yè)年會(huì)辦的好，哪家企業(yè)請到了明星前來表演，哪家企業(yè)在年會(huì)上給員工發(fā)了xx大獎(jiǎng)等等，都會(huì)在行業(yè)內(nèi)外以談資的形式進(jìn)行傳播，都在對企業(yè)的形象輸出形成影響。
年會(huì)由于晚宴的存在，一般將時(shí)間安排在下午或者晚上，地點(diǎn)選擇酒店宴會(huì)大廳，可以聘請專業(yè)的主持人，也可以選擇能力優(yōu)秀的企業(yè)內(nèi)部人員，年會(huì)節(jié)目也是如此，可以每個(gè)部門出1-2個(gè)節(jié)目，也可以邀請表演嘉賓。在準(zhǔn)備階段，要做好物料的采購，包括抽獎(jiǎng)禮品、游戲道具、席位卡、裝飾物、抽獎(jiǎng)箱、條幅、證書、鮮花等。除此之外，要安排好相關(guān)人員做好現(xiàn)場的拍攝和錄影，方便素材記錄和宣傳。然后活動(dòng)時(shí)間要提前通知到各個(gè)部門，要求準(zhǔn)時(shí)出席。
流程安排上，一般是先由主持人開場，宣布年終總結(jié)大會(huì)正式開始，然后各部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人上臺(tái)進(jìn)行年度述職報(bào)告，總結(jié)各個(gè)部門的成績和項(xiàng)目進(jìn)度，然后由總經(jīng)理出席發(fā)言，對企業(yè)的年度表現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)歸納，并提出新一年的目標(biāo)和計(jì)劃，接下來由主持人宣布領(lǐng)導(dǎo)上臺(tái)為優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)，并頒發(fā)榮譽(yù)證書和獎(jiǎng)金以及合影留念，然后邀請優(yōu)秀員工代表發(fā)表獲獎(jiǎng)感言。
接下來，年會(huì)表演環(huán)節(jié)正式開始，各組節(jié)目依次上臺(tái)進(jìn)行匯演，由主持人進(jìn)行串詞介紹，并煽動(dòng)臺(tái)下氣氛，最終對節(jié)目表演進(jìn)行投票，然后票數(shù)排名靠前的節(jié)目上臺(tái)領(lǐng)取獎(jiǎng)品，表演環(huán)節(jié)的同時(shí)，還可以穿插一些團(tuán)隊(duì)游戲，邀請員工上臺(tái)進(jìn)行分組的游戲比賽，比如搶凳子、筷子運(yùn)氣球等，帶動(dòng)現(xiàn)場氣氛。最后，在董事長的總結(jié)發(fā)言后，晚宴環(huán)節(jié)正式開始，大家共同舉杯，祝愿企業(yè)新的一年更加輝煌。席間，部門領(lǐng)導(dǎo)及員工互相敬酒，促進(jìn)感情。最終，晚宴結(jié)束，主持人邀請全體員工上臺(tái)合影留念，年會(huì)正式結(jié)束。
一般來說，年會(huì)的議程安排相對固定，能讓人產(chǎn)生話題并傳播的主要是抽獎(jiǎng)、頒獎(jiǎng)、晚會(huì)表演環(huán)節(jié)，畢竟，大家都羨慕那些對員工大氣的企業(yè)，在員工福利上不遺余力的公司自然會(huì)在行業(yè)內(nèi)成為大家談?wù)摰膶ο?，而年?huì)則是一個(gè)極好的自我展示的平臺(tái)。但除了對外公關(guān)上，年會(huì)更多的側(cè)重于對內(nèi)公關(guān)，所以，在預(yù)算有限的情況下，辦好一場年會(huì)有哪些要點(diǎn)呢？
第一，要調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的數(shù)據(jù)、案例來進(jìn)行總結(jié)，少用形容詞，多用“數(shù)次”和“動(dòng)詞”，這樣才是一個(gè)“務(wù)實(shí)”的年會(huì)，所以年會(huì)要有總結(jié)和排名，同時(shí)考慮到市場大環(huán)境、競爭對手等外部因素，讓內(nèi)部員工能發(fā)現(xiàn)自己的成果和不足。第二，年會(huì)永遠(yuǎn)都是獎(jiǎng)勵(lì)和更正并重，不僅要發(fā)現(xiàn)問題、改正問題，更要對優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予足夠的肯定，才能充分調(diào)動(dòng)員工積極性，并鞏固對企業(yè)的歸屬感。第三，總結(jié)和展望并重。一般來說年會(huì)內(nèi)容是總結(jié)部分和展望部分三七開的比例，要看到新的市場變化，并鼓勵(lì)員工不斷提升能力，在新的一年大展宏圖。
二、行業(yè)交流論壇
為了塑造行業(yè)影響力，有些企業(yè)或者平臺(tái)會(huì)牽頭舉辦行業(yè)論壇，邀請眾多業(yè)內(nèi)知名人士，大家共聚一堂，分析行業(yè)形勢，預(yù)判行業(yè)走勢和熱點(diǎn)，形成觀點(diǎn)碰撞，鞏固共同認(rèn)知，促進(jìn)行業(yè)交流，而主辦方也在論壇活動(dòng)的舉辦中逐步樹立行業(yè)話語權(quán)和權(quán)威。
一場成功的行業(yè)交流論壇，必定具備有時(shí)代感、針對性、現(xiàn)實(shí)意義的主題，圍繞著核心主題開展有價(jià)值的探討。成功的行業(yè)論壇，能為人們提供思維路徑，提出有創(chuàng)造性的精彩觀點(diǎn)，所以論壇邀請的嘉賓就很重要，要找到那些在行業(yè)內(nèi)積淀已久的大咖、專家、學(xué)者等，具備一定的行業(yè)名氣和權(quán)威，能夠輸出有見解有深度的言論。而主持人最好也是業(yè)內(nèi)人士，要有廣博的知識(shí)面，要能鎮(zhèn)得住場，能夠與現(xiàn)場形成共鳴和互動(dòng)，并善于引導(dǎo)話題。除了嘉賓外，可以適當(dāng)邀請部分媒體前來記錄，并發(fā)布相關(guān)報(bào)道進(jìn)行宣傳造勢。
活動(dòng)準(zhǔn)備階段，要采購好會(huì)場布置的物料，要做好論壇場地的篩選，對活動(dòng)參與人數(shù)要有一個(gè)預(yù)判，選擇合適的場地，擺放相應(yīng)的物料，并安排圓桌、主席臺(tái)、橫幅、音響、LED投影、講臺(tái)、座位等，要不斷調(diào)整確?，F(xiàn)場有一個(gè)好的視覺效果，方便圖片、視頻等現(xiàn)場記錄和宣傳。
要發(fā)放相應(yīng)的邀請函，邀請函要簡潔明了，言辭誠懇，包含時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)格、主題、嘉賓、邀約詞即可。邀請函務(wù)必提前發(fā)放，并溝通到位，給對方預(yù)留足夠時(shí)間準(zhǔn)備論壇發(fā)言稿，值得一提的是，有些主辦方會(huì)要求嘉賓將發(fā)言稿提前發(fā)過來進(jìn)行審核，避免敏感話題、跑題和打軟廣。
在議程設(shè)置上，除了嘉賓對不同話題展開發(fā)言外，還可以設(shè)置辯論話題，制造一些沖突感和參與感。而論壇的整體流程也相對簡單，簽到、開幕、主題演講、專題研討、集體留影、閉幕、晚宴（可有可無）。在論壇中，要做好會(huì)議記錄，包括文字、語音、圖片、視頻等形式。
三、內(nèi)部座談會(huì)
一般來說，公司內(nèi)部的座談會(huì)往往有著更為直接的主題，比如企業(yè)文化建設(shè)、項(xiàng)目創(chuàng)意、重要決策的探討等，而會(huì)議整體流程也不算復(fù)雜，所以策劃起來會(huì)相對簡單。其重點(diǎn)還是在于一個(gè)參與感，去引導(dǎo)大家的發(fā)言去回應(yīng)大家的想法，要以真誠的態(tài)度去面對去組織，然后保證落實(shí)，而不是做些表面功夫，這種形式的座談會(huì)才是一個(gè)良性的循環(huán)。
首先要確定好時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、目的、主持人、負(fù)責(zé)人等因素，地點(diǎn)可以考慮公司會(huì)議室可以考慮酒店等場所，也可以考慮穿插在公司團(tuán)建中的形式。策劃方案中預(yù)算和時(shí)間安排都要做好。預(yù)算大致要包括往返交通費(fèi)、娛樂休閑活動(dòng)、場地費(fèi)、餐費(fèi)和其他費(fèi)用。時(shí)間安排上，要合理和松弛有度，從集合、出發(fā)、小游戲、座談會(huì)、用餐、休閑活動(dòng)、返程等，各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間要把控好。
會(huì)議主題和目的，可以是對公司日常管理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行交流，改善公司運(yùn)營效率；或者讓團(tuán)隊(duì)明確公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和計(jì)劃，在這個(gè)基礎(chǔ)上做好個(gè)人和部門的具體規(guī)劃；也可以去強(qiáng)調(diào)員工的主人翁意識(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，為公司創(chuàng)造更多的效益提供有創(chuàng)意的思路，總之，其目的一定是圍繞公司的發(fā)展和員工進(jìn)步所展開的。
會(huì)議流程的話，一般是由主持人做開場白，闡明此次開會(huì)的目的和安排，然后由負(fù)責(zé)人發(fā)言，接下來由主持人拋出相應(yīng)話題，并有請各個(gè)成員開展討論并發(fā)表感想，記錄人員以文字、音頻形式記錄好大家的想法，攝影人員以照片、視頻對此次會(huì)議做好記錄，若干話題結(jié)束后，主持人對此次座談會(huì)的主題和觀點(diǎn)做好歸納總結(jié)，大家拍照留念后，宣布座談會(huì)結(jié)束。
注意事項(xiàng)上，有幾點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)。第一是，各個(gè)參與座談會(huì)的成員一定要守時(shí)，要服從指揮，不要掉隊(duì)，否則會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來很多不便。第二，座談會(huì)路程中要保管自己的私人物品，注重自身安全。第三，對于臨時(shí)的突發(fā)狀況產(chǎn)生的變動(dòng)要通知到位，具體到每一個(gè)人。第三，對外出行的座談會(huì)中各個(gè)成員要注重公司的整體形象，保持良好的著裝和舉止，營造良好的團(tuán)隊(duì)氛圍和企業(yè)形象。
